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Software de impressão: 5 vantagens do controle de impressão

Empresas e locais que realizam uma alta tiragem de impressões, como documentos, textos, fotografias, avisos ou outros conteúdos, gastam tempo, dinheiro e energia nesse processo. Os locais de trabalho que utilizam diferentes máquinas, por exemplo, possuem dificuldade em realizar o controle de impressão.

Para reduzir custos e evitar o desperdício, muitas empresas estão utilizando softwares para monitorar o parque de impressão. Essas ferramentas ajudam a otimizar o funcionamento das impressoras, além de tornar a rotina mais eficiente e econômica.

Continue a leitura e saiba mais sobre softwares de impressão e suas vantagens!

O que é um software de impressão?

Se a empresa deseja monitorar tudo o que foi e o que será impresso em um determinado local, é recomendado utilizar softwares de impressão. Essa ferramenta controla todos os documentos enviados de qualquer computador ligado à rede.

Além de ser um ótimo aliado para reduzir custos, os softwares gerenciam as filas de impressão, definindo prioridades e descartando as impressões desnecessárias. As funções disponíveis alteram de acordo com o software utilizado, se adaptando às reais necessidades da empresa.

Vantagens de usar softwares de impressão

As ferramentas utilizadas para controlar o parque de impressão ajudam empresas a economizarem uma quantia considerável com materiais e manutenção das máquinas. O mau uso dessas impressoras é resultado de impressões equivocadas, desnecessárias ou exacerbadas de documentos profissionais e pessoais.

 software de impressão

O software de impressão se apresenta como uma solução inteligente para essa situação, oferecendo diversas vantagens. Veja quais são os cinco principais benefícios dessa ferramenta:

1. Monitora o uso indevido das impressoras

O controle das impressões nas empresas inibe o pensamento de funcionários que enxergam a impressão exacerbada como uma simples impressão que não afetará os gastos totais da organização.

Com o uso do software de impressão, é possível verificar todos os documentos que foram impressos, assim como as máquinas utilizadas.

2. Verifica os custos por impressão

Com a ferramenta, é possível identificar quais os funcionários que mais utilizam a impressora, o tipo de impressão feita e se elas são realmente necessárias para o funcionamento da empresa. O software de impressão, portanto, ajuda a visualizar onde está sendo gasto mais dinheiro que o planejado.

3. Conscientiza os funcionários

O software de impressão não deve ser usado apenas como uma forma de controle dos funcionários, mas também como ferramenta para conscientizar os funcionários sobre o consumo consciente.

A ferramenta é uma ótima opção para as organizações adeptas a cultura de redução de custos ou empresas que desejam implementar valores ambientais.

4. Gera relatórios de uso

Os softwares de impressão disponíveis no mercado atendem às mais variadas necessidades das empresas, podendo ser mais simples ou complexos. Os relatórios gerados pela ferramenta podem apresentar os dados em tempo real ou de acordo com a data e outras especificações.

Essa relação pode ser enviada automaticamente por e-mail aos funcionários, ajudando a manter a conscientização necessária para a redução de custos. Ou seja, com a implementação dos softwares, esqueça os papéis perdidos nas bandejas das impressoras!

5. Gerencia a manutenção

Os programas, além de monitorar todo o fluxo de impressão, gerenciam as manutenções necessárias para o bom funcionamento das máquinas. Com a ferramenta, é possível verificar os registros de assistência e os status dos equipamentos, assim como a necessidade de substituição de acordo com os níveis dos suprimentos.

Vantagem extra: cotas de impressão

Alguns softwares disponibilizam cotas de impressão para cada funcionário, determinando os limites por página, valor ou cor. Você pode adequar essa função de acordo com a necessidade da organização, como, por exemplo, fornecer uma cota a um departamento ou mesmo interromper o uso da impressora após a cota ser atingida, até que seja liberado pelo administrador.

Quais softwares de impressão usar?

Existem diversos programas que auxiliam no monitoramento das impressões, como PaperCut Print Logger, Xerox Global Print Driver, Print Account e PrintWayy, entre outros. Cada um deles oferece diferentes funções, portanto, escolha o que mais suprirá as necessidades da sua empresa.

Adotar a cultura de redução de custos é essencial para o crescimento de uma organização. Os softwares de impressão é uma das ferramentas auxiliam a empresa nessa tarefa. Independente do porte do seu negócio, o uso desses programas é recomendado pelo seu fácil gerenciamento e segurança.

Com responsabilidade e planejamento, pequenas mudanças no dia a dia da empresa irão, com certeza, trazer resultados significativos ao meio ambiente e a seu bolso.

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